Jak urządzić biuro przyjazne pracownikom?

Całkowicie zdalne wykonywanie pracy nie jest już tak powszechne, jak w czasach pandemii koronawirusa. Wiele firm stara się przekonać personel do wykonywania obowiązków w systemie hybrydowym. Najlepszym argumentem do nakłonienia pracowników, by przychodzili do biura, jest stworzenie przyjaznej przestrzeni. W jej zaaranżowaniu pomogą poniższe wskazówki.

Dlaczego pracownicy wolą pracować zdalnie?

W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie, co stoi za niechęcią wielu osób do pracowania w biurze. Przed pandemią wykonywanie obowiązków zawodowych w siedzibie firmy było normą. Z tego powodu tylko w nielicznych przedsiębiorstwach przykładano wagę do właściwego aranżowania przestrzeni. Pracownicy po prostu musieli pogodzić się z takim, a nie innym stanem rzeczy.

Dawne podejście do efektywności pracowników było dokładnym przeciwieństwem tego, czego oczekiwały personele firm. Ostre światło jarzeniówek, ogromne i głośne open space’y (lub odwrotnie – małe i duszne pokoje), niekiedy słaby dostęp do światła dziennego oraz stare, wysłużone meble i komputery na co dzień wdawały się we znaki osobom zatrudnionym w tysiącach przedsiębiorstw.

Gdy z konieczności rzesze ludzi zaczęły pracować zdalnie, okazało się, że swoje obowiązki można wykonywać inaczej. Przez lata pracownicy urządzali swoje domowe biura, tak jak im pasowało. Optymalny dostęp do światła, właściwa temperatura w pomieszczeniu, cisza, funkcjonalne meble i dodatkowe urządzenia elektroniczne to wystarczające powody, żeby nie wracać do pracy stacjonarnej.

Oświetlenie biura przyjaznego pracownikom

W nowoczesnym biurze ważny jest dostęp do światła dziennego. Najlepiej zatem, aby okna były jak największe. Dzięki temu w pewnych godzinach nie trzeba będzie włączać lamp. Na takim rozwiązaniu zyskują nie tylko pracownicy. Właściciel firmy zaoszczędzi pieniądze potrzebne na rachunki za prąd. Oczywiście należy pamiętać o żaluzjach umożliwiających przysłanianie okien, gdy świeci w nie słońce.

Na naturalnym świetle nie zawsze da się polegać. Właśnie dlatego warto zadbać o wymianę żarówek jarzeniowych. W sklepach można kupić modele generujące światło o ciepłej barwie. Żółtawy kolor nie męczy oczu tak bardzo, jak zimny, niebieskawy albo biały odcień. Taki zabieg ograniczy zmęczenie pracowników, a tym samym poprawi ich efektywność.

Jeśli to możliwe, warto nabyć lampki biurkowe. Taka inwestycja pozwoli pracownikom korzystać ze sztucznego źródła światła wedle uznania. Duże lampy generujące rozproszone oświetlenie nie będą wtedy zbyt potrzebne. Nie oznacza to jednak, że należy się ich pozbywać. W przestrzeniach wspólnych, a więc m.in. w sali konferencyjnej czy kuchni jarzeniówki dające rozproszone światło są koniecznością.

Meble w biurze przyjaznym pracownikom

W przyjaznym pracownikom biurze meble zawsze są dopasowane do wzrostu pracowników. Jak osiągnąć taki efekt? W tym celu trzeba kupić biurka z regulowanymi blatami. Dzięki nim, a także odpowiedniemu dla siebie ustawieniu fotela, każda osoba będzie mogła wykonywać obowiązki służbowe przy zachowaniu prawidłowej postawy ciała.

Przy projektowaniu na nowo przestrzeni biurowej trzeba przemyśleć funkcję ścianek działowych. Z jednej strony nadal powinny one separować od siebie pracowników, a tym samym zapewnić im możliwość skupienia się na obowiązkach. Z drugiej strony przegrody nie mogą być zbyt wysokie. Wysokie bariery ograniczają dostęp do światła dziennego i utrudniają komunikację między personelem firmy.

Kolejny krok do aranżacji przyjaznego miejsca do pracy to właściwe ustawienie biurek. Jeśli jest to możliwe, najlepiej ustawić je bokiem do okien. Pozwoli to uniknąć odbijania się refleksów świetlnych na ekranach komputerów. Jednocześnie wyświetlacze i ścianki działowe nie zmniejszą dostępu do światła dziennego. Należy też pamiętać, żeby biurka nie stały zaraz przy nagrzewających się latem szybach.

Same stoły i krzesła to nieco za mało, żeby uznać przestrzeń biurową za odpowiednią do pracy. Personelowi firmy przydadzą się też szafki zamykane na klucz. W szufladach zmieszczą potrzebne im rzeczy – dokumenty, zapasowe baterie do myszek, kubki na napoje itd. Tym samym na blatach zapanuje porządek, kolejny składnik poprawiający wrażenia z pracy stacjonarnej i efektywność zespołu.

Sprzęt elektroniczny w biurze przyjaznym pracownikom

Regularna wymiana komputerów, myszek i klawiatur to konieczność. Urządzenia po prostu zużywają się, a to wpływa na efektywność pracowników. Na dłuższą metę walka z zawodzącym sprzętem zniechęca do przychodzenia do biura. Po co w nim wykonywać obowiązki zawodowe, skoro w domu można zrobić to samo, ale szybciej, bo na wydajnym komputerze i przy użyciu responsywnej myszki?

Tego akapitu nie powinni omijać nawet przedsiębiorcy leasingujący sprzęt. Problem źle działających, starych urządzeń ich nie dotyczy, ale niedobór elektroniki już tak. Warto zatem spytać pracowników, czego im brakuje. Być może potrzebują podstawek, dzięki którym ustawią ekrany laptopów na właściwych wysokościach. Niewykluczone też, że pracę utrudnia im brak dodatkowych monitorów.

W domu raczej mało kto ma problem z dostępem do szybkiego internetu. Inaczej wygląda sytuacja w wielu biurach. Przerywane połączenie z siecią utrudnia pracę, a do tego stresuje zatrudnione osoby. Nikt przecież nie chce co chwilę tłumaczyć się z niewykonanych zadań kłopotami z internetem. Właśnie dlatego warto zadbać o repeatery przekazujące sygnał z routerów na większe odległości.

Obowiązkiem służbowym wielu pracowników jest częsty kontakt telefoniczny z kontrahentami. Takie osoby, choć nie chcą, przeszkadzają reszcie personelu. Temu dyskomfortowi można zaradzić poprzez zakup kabiny akustycznej. Na takiej inwestycji zyskuje też pracodawca. Dzięki niej ma pewność, że poufnych informacji nie podsłuchają postronni ludzie.

Jak wdrożyć w biurze ideę resimercial?

Resimercial to połączenie angielskich słów commercial (czyli komercyjny, w domyśle firmowy) i residential (a więc domowy). Jak łatwo się domyślić, w tej idei chodzi o łączenie cech przestrzeni biurowych z aranżacjami typowymi dla prywatnych mieszkań. Najprostszym sposobem na osiągnięcie celu jest wzbogacenie biura o rośliny. Doniczki można poustawiać na parapetach i w kwietnikach.

Oprócz tego warto zagospodarować ściany. Oczywiście, każdy członek firmowej załogi ma inny gust. Właśnie dlatego najrozsądniej powiesić obrazy przedstawiające np. krajobrazy czy architekturę. Ten drobny zabieg sprawi, że przestrzeń biurowa będzie przypominać dom, a nie pomieszczenia zniechęcające swoją surowością niczym szpitalne korytarze.

Elementem koncepcji resimercial jest również wydzielenie przestrzeni na kuchnię. W tym miejscu powinny znaleźć się lodówka, kuchenka mikrofalowa, ekspres do kawy oraz stoły. Dzięki nim pracownicy będą mogli spożywać posiłki bez narażania innych osób na wąchanie zapachów, których nie życzą sobie czuć. Kuchnia to ponadto przestrzeń do niezbędnej w każdej firmie integracji personelu.

Organizacja pracy w biurze przyjaznym pracownikom

Wielu osobom nie przeszkadza siedzenie samemu w mieszkaniu. Po co jednak tracić czas na dojazd i powrót z siedziby firmy, by nikogo tam nie spotkać? Dowolność ustalania grafiku pracy hybrydowej nie zachęca ludzi do pracy stacjonarnej. Lepiej, żeby cały personel był obecny w wyznaczonych dniach w biurze, np. we wtorki, środy i czwartki.

Proponowana organizacja pracy stacjonarnej ułatwi planowanie powierzchni biurowej. Innymi słowy, każdej zatrudnionej osobie będzie można przypisać stałe stanowisko pracy. Ludzie lubią mieć swoje własne kąty, a nie przestrzenie dzielone z innymi osobami. O porządek na swoich biurkach członkowie będą dbać znacznie skrupulatniej niż gdyby mieli korzystać ze wspólnych blatów i krzeseł.

Przyjazne biuro – zadowolony pracownik i szef

Powyższe pomysły na zmianę aranżacji biura pokazują, że na zmianach zyskują obie strony. Zadowoleni pracownicy nie tylko chętniej wykonują swoje obowiązki stacjonarnie, ale działają efektywniej. Jednocześnie przedsiębiorca ogranicza ryzyko przejścia członków załogi do konkurencyjnych firm. Jak zatem widać, biuro przyjazne pracownikom jest też sprzymierzeńcem biznesowej kariery właściciela organizacji.