Niezapłacona faktura to duży kłopot dla przedsiębiorcy. Zazwyczaj nie otrzymuje gratyfikacji za przekazany towar lub wykonaną usługę, a do tego musi zapłacić podatek od zysku, jakiego w rzeczywistości nie ma. To jeden z powodów dlaczego firmy coraz częściej decydują się na działania windykacyjne. Wbrew powszechnym przekonaniom nie mają one nic wspólnego z „użyciem siły”.
Sposób odzyskiwania długu zależy głównie od czasu, jaki minął od wyznaczonego terminu zapłaty oraz od postawy dłużnika wobec wierzyciela. Po określeniu tych czynników można zastosować procedury, które pozwolą rozwiązać problem niezapłaconych faktur.
Najpierw polubownie
Pierwsze działania mające na celu zmobilizowanie dłużnika do spłaty długu polegają na poinformowaniu go o zobowiązaniach jakie posiada względem nas. Stąd określane są one jako windykacja „na odległość”, lub „zza biurka”. Rozpoczyna się od korespondencyjnego wezwania do zapłaty, wraz ze szczegółami dotyczącymi konsekwencji niedochowania terminów zapłaty. W dalszej kolejności dochodzi do rozmowy telefonicznej, podczas której następuje ustalanie warunków i terminów spłaty. Warto, aby ten proces był realizowany przez osoby cechujące się asertywnością, doświadczeniem i umiejętnościami negocjacyjnymi.
Jeśli dotychczasowe działania nie skutkują spłatą zadłużenia, należy podjąć aktywność w terenie. Wizyty i spotkania osobiste z dłużnikami mają na celu określenie warunków rozwiązania zaistniałego problemu. Rola windykatora nie sprowadza się tylko do kontaktu z dłużnikiem, ale również polega na dokonywaniu ustaleń majątkowych, wywiadu środowiskowego pod kątem przyszłej egzekucji oraz negocjowaniu porozumień mających za przedmiot spłatę i zabezpieczenie wierzytelności.
| Podstawowym celem windykacji polubownej jest doprowadzenie do niskokosztowego i szybkiego odzyskania należności poprzez przekonanie dłużnika, że lepszym – również dla niego – rozwiązaniem będzie spłata należności. Szczególnie istotne jest, by w toku działań przedsądowych doprowadzić do zabezpieczenia wierzytelności z udziałem dłużnika np. poprzez ustanowienie zabezpieczenia takiego jak: zastaw na rzeczy ruchomej, hipoteka na nieruchomości, przewłaszczenie na zabezpieczenie lub zabezpieczenie cywilne (m.in. poręczenie osoby trzeciej, wystawienie weksla in blanco). Jeżeli nie dojdzie do porozumienia ani zabezpieczenia, ważne jest zgromadzenie danych majątkowych przydatnych później przy zabezpieczeniu roszczeń i egzekucji należności. |
Windykacja przy użyciu środków przymusu państwowego
Jeśli działania polubowne nie doprowadzą do spłaty, zawarcia ugody pozasądowej lub też dłużnik nie wywiąże się z zawartej ugody, konieczne staje się skierowanie cywilnego powództwa o zapłatę na drogę sądową przed sąd cywilny (jeśli dłużnik jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej) lub sąd gospodarczy (jeśli dłużnik posiada przymiot przedsiębiorcy).
Warto zaznaczyć, że firmy windykacyjne nie dysponują żadnymi szczególnymi uprawnieniami uprzywilejowującymi je wobec dłużników. Mogą one reprezentować wierzyciela lub też dysponować wierzytelnością na podstawie dokonanej cesji wierzytelności. Nie ulega jednak wątpliwości, że profesjonalna firma windykacyjna dysponuje kadrą doświadczonych prawników, negocjatorów i psychologów, dzięki czemu efektywnie wykorzystuje uprawnienia na gruncie obowiązujących przepisów.
Właściwe postępowanie sądowe można poprzedzić wezwaniem do próby ugodowej, które (przerywając bieg przedawnienia roszczenia) może doprowadzić do zawarcia przed sądem ugody.
Odrębnym trybem, który może mieć zastosowanie w trakcie wszczętego już postępowania jest mediacja: sąd może skierować sprawę do mediacji, której celem jest zawarcie ugody. Mediację prowadzi bezstronny, wyznaczony przez sąd mediator. Brak ugody w rezultacie mediacji nie wyklucza zawarcia ugody sądowej na późniejszym etapie postępowania sądowego.
W procesie windykacji najbardziej istotna jest szybkość działania oraz konsekwencja w podejmowaniu kolejnych kroków wobec dłużnika.